21 claves para aprender a llevar la contabilidad de tu negocio. (Consejos y pasos)

¿Haz escuchado decir que la contabilidad es la base de cualquier negocio? Controlar el dinero que entra y sale, calcular con exactitud las ganancias o pérdidas obtenidas en cada momento y con base en esto tomar decisiones acertadas que favorezcan el crecimiento de tu emprendimiento.

Si quieres saber cómo calcular las ganancias que obtienes en tu negocio, te invitamos a leer “Margen de utilidad de tu negocio ¿cómo se calcula y para qué sirve?” Esto quiere decir que es vital para todos los empresarios y emprendedores, pues aporta una visión clara y precisa de cómo funciona su negocio y de qué forma puede evolucionar.

La idea de que llevar la contabilidad es muy difícil y complejo es quizá una de las principales razones por las que una gran parte de negocios no le presta la atención que merece y deja sus finanzas al azar. Sin embargo, puede ser un proceso muy sencillo si tomas la determinación y utilizas las herramientas correctas.

Si acabas de comenzar con tu emprendimiento y aún no tienes mucha experiencia con las cuentas y la administración financiera de tu negocio, no te preocupes, en este artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber para comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio. Por otro lado, y en caso de que cuentes con el presupuesto, también puedes contemplar la posibilidad contratar a un profesional que desarrolle las funciones contables.

Beneficios de llevar la contabilidad en tu negocio

1. Buen manejo de tus cuentas

Es necesario tener en los registros contables la información verídica de variables como: la cantidad de dinero con el que se cuenta, las deudas, los valores de producción, el flujo de caja diario, las cuentas por cobrar, entre otras. No es suficiente tener estas cuentas en la memoria, registrar esta información financiera te permitirá entender a profundidad las finanzas de tu emprendimiento y diseñar así las estrategias que requieras para mantenerlas estables. Te invitamos a conocer 7 consejos para llevar las finanzas de tu emprendimiento.

2. Distribución eficiente del presupuesto

El correcto funcionamiento de un negocio implica la toma de importantes decisiones, como: ¿en qué y cuándo reinvertir las ganancias?, ¿cuánto cobrar por los productos/servicios?, ¿cuál es el valor destinado para el pago de los colaboradores o la cifra para publicidad y expansión? Al obtener claridad de tu situación financiera conocerás cuáles son tus posibilidades y distribuirás mejor tus recursos.

3. Pago de tus impuestos y obligaciones fiscales

En Colombia las personas naturales y jurídicas están obligadas a pagarle al Estado determinados impuestos de forma periódica. Llevar la contabilidad te permitirá cumplir con estas obligaciones fiscales y evitar retrasos que te puedan generar inconvenientes. ¿Quieres saber más sobre impuestos? Consulta el artículo “Pagar impuestos no debería ser un dolor de cabeza”.

Palabras claves para tu glosario básico de contabilidad

4. Activos

Son los bienes y recursos tangibles e intangibles que posee el negocio y que representan valor monetario. Por ejemplo, maquinaria, equipos, inmuebles, muebles, vehículos, herramientas, dinero en efectivo, cuentas por cobrar, productos patentados o dinero en cuentas bancarias.

5. Pasivos

Mientras los activos agregan valor al negocio los pasivos restan, pues representan todo lo contrario. Son todas las deudas y obligaciones pendientes por pagar. Por ejemplo, un crédito bancario, un saldo en mora de una tarjeta de crédito o los impuestos pendientes de pago.

6. Capital social:

Es la suma total de todas las inversiones que ha recibido el negocio por parte de otros socios o cofundadores. Este valor puede estar representado en dinero o en bienes y se debe contemplar como un activo. Porque dependiendo del tipo de sociedad y los acuerdos se da el retorno de cada aporte.

7. Patrimonio:

El patrimonio es todo lo que le pertenece al negocio, es el resultado de la resta de los pasivos a los activos. Por ejemplo, supongamos que tus activos suman $28.000.000 en total, mientras que tus pasivos son de $13.000.000 si realizamos la operación tu patrimonio neto es de $15.000.000.

8. Ingresos y gastos:

Estos representan todo el dinero que sale y entra a tu negocio. Es el cambio de los activos con los que cuentas. Es decir, si un movimiento disminuye el valor de tus activos es un gasto, pero si lo aumenta es un ingreso.

Elementos básicos de contabilidad para aplicar en tu negocio

9. Libros contables

Estos son los documentos en los que se registran los datos financieros de cada uno de los movimientos que se han realizado en el negocio. Estos registros anteriormente se hacían de forma física, pero gracias a la evolución de la tecnología y por mayor facilidad ahora son en su mayoría digitales.

Existen varios tipos de libros contables y varían según las necesidades de cada empresa o negocio, pero estos son los más básicos y esenciales:

10. Libro diario

Aquí se registran las transacciones que el negocio genera día a día, cada uno de los ingresos y gastos. Estos deben ser detallados en orden cronológico teniendo en cuenta la fecha.

11. Libro mayor

En el libro mayor se encuentra un registro general de las cuentas del negocio, el valor total que se tenga a favor y los saldos que se deban. Se actualiza según la necesidad de cada emprendimiento y con base en el libro diario.

12. Libro de inventarios

Incluye un balance periódico trimestral del estado financiero del negocio, en este se actualiza la información de los activos, pasivos, patrimonio, gastos e ingresos. Además, se relaciona la cantidad de unidades disponibles a la fecha, es decir. los bienes o productos que fabrica o compra para su comercialización.

13. Facturas

Son documentos fiscales que representan las transacciones entre personas, negocios o empresas de algún producto o servicio. Son fundamentales para llevar la contabilidad, y por eso es recomendable almacenar tanto las de las ventas como las de las compras a proveedores, pues funcionan como soporte para el cálculo de los ingresos y gastos, y son clave para la declaración de impuestos ante la DIAN.

14. Comprobantes de pagos

Funcionan como recibos de algunas transacciones que no tienen factura, por ejemplo, la compra de un inmueble, los préstamos de las entidades bancarias o las compras a proveedores que no cuentan con facturación. Son relevantes porque están a nombre del negocio o significan un gasto.

15. Familiarízate con los conceptos y elementos básicos de la contabilidad

Antes de comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio, es indispensable que te familiarices con los pilares y elementos de esta disciplina que revisamos anteriormente. Son conceptos básicos que debes tener en cuenta si quieres aplicarla de forma exitosa.

16. Busca y emplea un programa de contabilidad

Como ya lo mencionamos, en el pasado los registros contables se hacían de forma física en carpetas con un sinfín de papeles, si lo deseas puedes optar por esta opción aunque no es la más recomendable, lo mejor es mantener toda la información segura en un drive o carpeta compartida.

Ahora existen varios programas contables que manejan versiones de prueba y distintos planes que se ajustan a las necesidades de cada empresa o negocio, te recomendamos: Alegra, Siigo, Clauserp y Loggro.

En caso de que tengas un presupuesto limitado, utiliza la conocida y poderosa herramienta de Excel, que a través de sus hojas de cálculo te permite almacenar una gran cantidad de datos, e incluso cuenta con plantillas prediseñadas exclusivamente para el manejo de la contabilidad de los negocios. Esta no es una solución automática, deberás ingresar toda la información manualmente, pero si te ayudará a gestionar todas tus operaciones contables. Es sin duda, la opción ideal para los emprendedores.

17. Registra todos y cada uno de los movimientos de tu negocio

Lleva un registro de tus operaciones en el libro de diario e incluye los números de los soportes, cómo las facturas o comprobantes de pago de las ventas que realizaste durante el día y de todos los gastos que tuviste por mínimos que estos sean. Recuerda ser muy cuidadoso al momento de hacerlo para evitar cualquier error que pueda llegar a afectar tus números finales.

18. Almacena los documentos de cada movimiento

No basta con registrar los movimientos en el libro de diario, también es conveniente que archives los documentos que soportan cada una de las transacciones: las facturas, comprobantes de pago o recibos de caja menor, certificados, letras, cheques y demás documentos legales que sean importantes para tus obligaciones fiscales y para la transparencia de las finanzas de tu negocio. Para mayor seguridad guarda los soportes físicamente en carpetas clasificadas por año, mes y día; para hacerlo digitalmente, escanéalas o tómales una fotografía con tu celular y luego súbelas en un drive.

19. Identifica los impuestos que debes pagar

Conoce tus obligaciones fiscales y las fechas de pago para incluirlas dentro de tu presupuesto y en tus registros contables. Así evitarás retrasos que puedan generarte multas. Si quieres conocer los impuestos que se deben pagar en Colombia, los beneficios de estar al día con estos y cómo sacarles el mayor provecho, te invitamos a leer por qué pagar impuestos no debería ser un dolor de cabeza.

20. Controla los bienes y el inventario de tu negocio

Además de registrar tus movimientos en el libro de diario, controla y registra los bienes del negocio: ¿qué inmuebles, maquinaria, equipos o muebles nuevos has adquirido?, ¿hay alguno que se haya desvalorizado?, ¿cuánto inventario tienes para vender?, ¿cuentas con materia prima disponible? Esto te facilitará la gestión de tus ventas y te indicará cuál es el valor de tu negocio, representado en su patrimonio.

21. Realiza un balance contable periódico

Programa una fecha para realizar este balance, te sugerimos hacerlo de forma mensual y anual. Registra los activos, pasivos y patrimonio de tu negocio. Si tienes a la mano los registros de los libros diarios te ahorrarás mucho trabajo y podrás analizar mejor toda la información.

Con este análisis puedes identificar las fallas en el manejo de tus finanzas para disminuir gastos o crear estrategias para aumentar tus ganancias.

No esperes más para dar el paso hacia el control de tus cuentas, toma la decisión y comienza a fortalecer tu economía, aprende a manejar las finanzas de tu negocio y no pares de crecer.