Cómo tener un negocio más rentable con una buena gestión de inventarios | Módulo administración, Sesión 2

En nuestra segunda sesión del módulo de administración de Impulso Emprendedor, tuvimos el privilegio de recibir a Juan Gualteros, director de operaciones en Dataico, un líder reconocido en el ámbito de gestión de inventarios. Juan compartió con nosotros no solo la esencia y la importancia del manejo adecuado de los inventarios, sino también las mejores prácticas y los desafíos comunes que enfrentan las empresas. Adicionalmente, enfatizó en cómo una gestión efectiva puede ser un diferenciador estratégico y un impulsor de rentabilidad en el competitivo mercado actual.

La gestión de inventarios es un pilar fundamental para el éxito de cualquier emprendimiento. Ya sea que dirijas una pequeña tienda online o una cadena de distribución a gran escala, un control eficiente de tus productos puede marcar la diferencia entre el caos y la prosperidad. En este artículo, exploraremos cómo una sólida gestión de inventarios puede impulsar la eficiencia operativa, minimizar costos y mejorar la satisfacción del cliente.

La gestión de inventarios es mucho más que simplemente llevar un registro de los productos que tienes en stock. Implica la planificación y control de la adquisición, almacenamiento y uso de los productos para garantizar que siempre haya suficientes existencias disponibles para satisfacer la demanda, sin incurrir en excesos innecesarios. Veamos por qué esta práctica es esencial:

Optimización de Costos: Mantener un equilibrio entre el exceso de inventario y la escasez puede ahorrarte significativamente en costos. El exceso de inventario puede llevar a costos de almacenamiento y obsolescencia, mientras que una falta de inventario puede resultar en costos por falta de cumplimiento de pedidos y la pérdida de ventas.

Satisfacción del Cliente: La disponibilidad constante de productos es esencial para satisfacer las necesidades de los clientes. Los retrasos debidos a la falta de inventario pueden erosionar la confianza del cliente y alejarlo hacia la competencia.

Planificación Estratégica: Una gestión de inventarios eficiente permite tomar decisiones basadas en datos sólidos. Esto incluye prever la demanda estacional, identificar productos de alto rendimiento y optimizar las compras.

Flujo de Efectivo: Mantener un inventario equilibrado también afecta el flujo de efectivo de tu empresa. Un exceso de inventario puede atar capital que podría invertirse en otras áreas del negocio.

5 claves para entender la gestión de inventarios

Días de inventario

Los días de inventario constituyen una métrica que determina, en promedio, cuánto tiempo tardará en venderse todo el inventario. Al combinar esta métrica con otras, como los días de cuentas por cobrar y los días de cuentas por pagar a proveedores, obtenemos una panorámica más clara sobre la eficiencia o ineficiencia de nuestras operaciones financieras. Esta herramienta es esencial para comprender a fondo el flujo de efectivo de la empresa. Una gestión adecuada de este indicador es vital, puesto que sin un flujo de efectivo saludable, la adquisición de inventario se complica y la operación se vuelve desafiante.

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DIO (Días de inventario en mano)

Refleja la eficiencia con la que una empresa gestiona su inventario. Es el período promedio en el que los productos permanecen en stock antes de ser vendidos. Una cifra baja sugiere una rápida rotación de inventario, mientras que una alta puede indicar sobre almacenamiento o problemas de demanda.

DSO (Días de cuentas por cobrar)

Mide la efectividad de la empresa en la gestión de crédito y cobranza. Representa el tiempo promedio que la compañía espera antes de recibir el pago de sus clientes tras realizar una venta. Un DSO más corto es ideal ya que indica que los clientes pagan rápidamente.

DPO (Días de cuentas por pagar

Evalúa la eficiencia con la que una empresa paga a sus proveedores. Denota el período promedio que una entidad toma para saldar sus cuentas pendientes después de haber recibido bienes o servicios. Un DPO más largo puede beneficiar el flujo de efectivo, pero podría dañar las relaciones con proveedores si se extiende demasiado.

CCE (Ciclo conversión efectivo)

Determina cuánto tiempo, en promedio, le toma a una empresa convertir sus inversiones iniciales en inventario y cuentas por cobrar de nuevo en efectivo, después de pagar a sus proveedores. Es una herramienta esencial para evaluar la salud del capital circulante.

“Hay una fórmula muy útil que se usa como referencia en saber que tan eficiente es la operación, esta fórmula es: CCE=DIO=DSO-DPO”

Estrategias de gestión de inventarios

Inventario en consignación

Se refiere a la logística y la gestión eficiente de la cadena de suministro para garantizar que los productos sean enviados y recibidos a tiempo. Una gestión adecuada del envío reduce la necesidad de mantener grandes cantidades de inventario en almacenamiento, ya que se puede confiar en la entrega oportuna de productos según la demanda.

Cross Docking

Esta estrategia implica mover directamente los productos del proveedor o del área de manufactura al cliente o punto de venta, minimizando o eliminando por completo la necesidad de almacenar el inventario. Al reducir el tiempo que los productos pasan en el almacenamiento, el DIO disminuye significativamente.

Menos sitios

Implica mantener un menor número de ubicaciones o centros de distribución. Aunque puede parecer contrario a la intuición, centralizar el inventario en menos lugares puede mejorar la eficiencia logística, permitiendo una mejor predicción de la demanda y una respuesta más rápida a las fluctuaciones del mercado. Sin embargo, esta estrategia debe equilibrarse con los tiempos de envío y las necesidades del cliente.

Segmentación ABC

Clasifica tus productos en función de su importancia en términos de valor. Los productos de alta rotación deben ser monitoreados de cerca, mientras que aquellos de menor rotación pueden tener un control más flexible.

Punto de Pedido y Lote Económico

Calcula el punto de pedido óptimo para reabastecer inventario justo a tiempo y minimizar costos. Utiliza el concepto de lote económico para determinar la cantidad ideal de productos a reponer.

Sistemas de Gestión de Inventarios

Implementa software de gestión de inventarios para automatizar y optimizar el seguimiento de existencias, las compras y las ventas. Esto reduce errores humanos y mejora la eficiencia.

Colaboración con Proveedores

Mantén una comunicación fluida con tus proveedores. Acuerdos como el envío directo pueden ayudar a reducir los niveles de inventario en tu almacén.

Auditorías Regulares

Realiza auditorías periódicas para verificar la precisión de tus registros de inventario. Esto ayuda a identificar discrepancias y prevenir el robo interno.

Herramientas para administrar inventario

Como hemos visto, la administración del inventario se desglosa en muchas estrategias, es posible gestionarla a mano pero al día de hoy no es una opción por más que tengamos un método que consideramos efectivo. Las herramientas que les vamos a mostrar nos facilitan el día a día de la empresa. Es importante tener en cuenta que están organizadas de menor a mayor gestión y volumen de inventarios.

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