¿Cómo hacer un inventario? Plantilla gratuita

El inventario es una parte esencial de cualquier empresa, ya que permite llevar un registro de los productos y materiales que se tienen disponibles para la venta o para la producción. Sin embargo, muchos emprendedores aún no tienen un método eficiente para realizar su inventario, lo que puede llevar a errores y pérdidas. Aquí te contamos rápido y fácil qué es y cómo hacer tu propio inventario.

¿Qué es un inventario?

El inventario se refiere a los bienes y materiales que posee tu emprendimiento para la venta o para su uso en la producción de los bienes o servicios que ofreces. En otras palabras, el inventario es el conjunto de productos o materiales que tienes en un momento determinado.

Esta es una parte esencial de cualquier empresa, ya que afecta directamente la rentabilidad y eficiencia. Cuando llevas el inventario de tus productos y materiales, es más sencillo tener un control sobre los costos, ser eficiente en la producción y tomar decisiones estratégicas.

Tipos de inventarios

Existen diferentes tipos de inventario para una empresa, y cada uno tiene un propósito específico. Aquí te vamos a explicar cuáles son los más comunes:

Inventario de materias primas

El inventario de materias primas se refiere a los materiales que una empresa utiliza para producir sus productos. Estos pueden incluir materias primas como madera, metal, plástico, entre otros. El inventario de materias primas es esencial para mantener una producción constante y eficiente.

Inventario de productos en proceso

El inventario de productos en proceso se refiere a los productos que están en diferentes etapas de producción. Estos productos aún no están listos para su venta, pero ya han pasado por algunas etapas de producción. El inventario de productos en proceso es importante para mantener una producción eficiente y cumplir con los plazos de entrega.

Inventario de productos terminados

El inventario de productos terminados se refiere a los productos que están listos para su venta. Estos productos han pasado por todas las etapas de producción y están listos para ser entregados a los clientes. El inventario de productos terminados es importante para satisfacer la demanda de los clientes y mantener una buena reputación.

Inventario de suministros

El inventario de suministros se refiere a los materiales que una empresa utiliza para mantener sus operaciones en funcionamiento. Estos pueden incluir suministros de oficina, productos de limpieza, entre otros. El inventario de suministros es importante para garantizar que una empresa tenga los recursos necesarios para llevar a cabo sus actividades diarias.

Métodos para llevar el inventario de tu negocio

Método de inventario periódico

Este método consiste en realizar un conteo físico de todos los productos y materiales disponibles en un periodo determinado, generalmente al final de cada mes o trimestre.

Durante el periodo, no se lleva un registro detallado de las entradas y salidas de inventario, sino que se confía en el conteo físico para determinar el nivel de stock.

Ventajas

-Sencillo: este método no requiere de un sistema de inventario sofisticado, por lo que puedes implementarlo de forma fácil.

-Bajo costo: al no requerir de un sistema de inventario, no hay costos adicionales asociados.

-Adecuado para pequeñas empresas: este método es ideal para pequeñas empresas con un número limitado de productos y materiales.

Desventajas

-Inexactitud: al no llevar un registro detallado de las entradas y salidas de inventario, corres el riesgo de que se comentan errores en el conteo físico, lo que puede llevar a una inexactitud en los registros de inventario.

-Tiempo y recursos: el conteo físico puede ser un proceso largo y tedioso, lo que te implicará más tiempo.

-Falta de información en tiempo real: al no tener un registro detallado, no podrás acceder a la información en tiempo real sobre el nivel de disponibilidad de cada producto.

Método de inventario perpetuo

Este método consiste en llevar un registro detallado de las entradas y salidas de inventario en tiempo real, utilizando un sistema de inventario. Cada vez que se realiza una venta o se recibe un pedido, debes actualizar el registro de inventario.

Ventajas

-Precisión: al llevar un registro detallado, podrás tener una visión precisa del nivel de disponibilidad en todo momento.

-Ahorro de tiempo y recursos: tener un registro en tiempo real, te permite ahorrar tiempo y recursos al no tener que realizar un conteo físico periódico.

-Información en tiempo real: tendrás acceso a información actualizada en tiempo real sobre el nivel de disponibilidad de tus productos o materiales.

Desventajas

-Costo: este método requiere de un sistema de inventario, lo que puede ser costoso para algunas empresas. Sin embargo, más adelante te compartiremos una plantilla gratuita que te ahorrará la inversión en un software.

-Complejidad: al requerir de un sistema de inventario, puede ser más complejo de implementar y mantener, entonces debes tener a una persona o equipo capacitado para mantenerlo actualizado.

¿Cómo hacer un inventario a mano?

Paso 1: Preparación

Antes de comenzar a hacer un inventario a mano, es importante prepararse adecuadamente. Asegúrate de tener suficiente papel y lápices para registrar tus productos. También es útil tener una calculadora a mano para realizar cálculos rápidos.

Paso 2: Organización del inventario

Antes de comenzar a contar tus productos, es importante organizar tu inventario. Esto puede incluir ordenar los productos por categoría, tamaño o fecha de vencimiento. Al organizar tu inventario, puedes contar con mayor precisión y detectar cualquier producto faltante o en exceso.

Paso 3: Contar los productos

Comienza a contar tus productos uno por uno. Asegúrate de registrar cada producto en tu hoja de inventario y de marcarlo como contado. Si tienes productos en diferentes ubicaciones, asegúrate de contarlos todos y registrarlos en la hoja de inventario correspondiente.

Paso 4: Registrar los resultados

Una vez que hayas contado todos tus productos, es hora de registrar los resultados. Puedes hacerlo en una hoja de cálculo o en una hoja de papel. Asegúrate de registrar cada producto y su cantidad correspondiente. También puedes registrar cualquier producto faltante o en exceso.

Paso 5: Realizar un seguimiento de las ventas

Además de contar tus productos, también es importante realizar un seguimiento de las ventas. Esto te permite comparar tus registros de inventario con tus registros de ventas y detectar cualquier discrepancia. Puedes registrar tus ventas diariamente o semanalmente, dependiendo de la cantidad de productos que vendas.

Paso 6: Realizar un seguimiento de las ganancias

Otra parte importante de hacer un inventario a mano es realizar un seguimiento de las ganancias. Puedes hacerlo registrando el costo de cada producto y calculando tus ganancias totales. Esto te permite tener una visión general de tus ganancias y detectar cualquier problema o discrepancia.

¿Cómo hacer un inventario digital? Plantilla de excel

Si ya quieres llevar el control de tu inventario de forma digital, diseñamos para ti una plantilla en excel que puedes descargar, haz clic sobre el siguiente enlace y cuando te aparezca la ventana con la plantilla dirígete al menú superior y haz clic en “Archivo” >> “Hacer una copia”. De esta forma podrás tener tu propio archivo editable con la plantilla de inventario.

Descargar plantilla haciendo clic aquí

Para empezar a usar tu plantilla sigue estos pasos:

Paso 1: Haz el conteo inicial de las unidades de cada producto y registra la información en las siguientes columnas de tu plantilla:

Producto: indica el producto específico

Descripción: agrega las características que diferencia este producto de otros en tu inventario

Stock inicial: pon el número total de unidades que tienes de este producto en un conteo inicial

Paso 2:

Cuando empiece a entrar y salir producto de tu inventario debes diligenciar las siguientes columnas del archivo. Automáticamente la plantilla te calculará el total de unidades que van quedando disponibles o en stock.

Entradas: indica cuántas unidades de determinado producto entraron a tu inventario

Fecha de entradas: indica la fecha en la que estás haciendo el registro de entrada de producto

Salidas: indica cuántas unidades de determinado producto salieron a tu inventario

Fecha de salidas: indica la fecha en la que estás haciendo el registro de salida de producto

Total: la plantilla ya tiene la fórmula y te indicará automáticamente el total que queda disponible de tu producto.

Paso 3: Seguimiento del inventario

Recuerda que debes hacer una actualización juiciosa del archivo para tener un reflejo correcto de la realidad de tu inventario disponible.

Conclusión

En resumen, el inventario es un activo valioso para cualquier empresa y su gestión adecuada es esencial para el éxito de tu negocio. Al tener un control adecuado sobre el inventario, podrás maximizar tus beneficios, satisfacer a tus clientes y mejorar la eficiencia en la producción.