Términos y condiciones Bold POS

¡Hola! Bold.Co S.A.S. (“Bold”) te da la bienvenida a los términos y condiciones del software “Bold POS” (en adelante, los “T&C”). Al aceptar los T&C los Comercios podrán tener acceso a Bold POS para la gestión administrativa de tu negocio de forma sencilla. A continuación, se encuentra la información general de Bold:

Antes de empezar, por favor ten muy presentes los siguientes puntos:

• Para poder utilizar la Plataforma los Comercios deben aceptar los Términos y Condiciones para Comercios de Bold, publicados en www.bold.co (los “T&C Generales”). Los T&C hacen parte integral de los T&C Generales. En ese sentido, lo que no sea regulado expresamente en los T&C, se encontrará regulado por lo indicado en los T&C Generales. Sin embargo, los T&C podrán ser modificados de manera independiente a los T&C Generales.
• Los términos que se encuentran en mayúscula y no están definidos expresamente, tendrán la definición asignada en los T&C Generales.
• En caso de que actúes en representación de una persona jurídica, declaras que tienes plenas facultades para obligarla y, por consiguiente, aceptar los T&C.

• Comercio: Eres tú, persona natural o jurídica que contrata los servicios de Bold, según la definición contemplada en los T&Cs Generales.
• Cuenta: Es el perfil que se crea a nombre de cada Comercio al momento de realizar el registro en la Plataforma. A través de la Cuenta podrás acceder a Bold POS, según el plan que hayas adquirido.
• DIAN: Es la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Factura Electrónica: Es un documento digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios para aquellos Comercios que se encuentran obligados a facturar electrónicamente. Operativamente se genera a través de un Proveedor Tecnológico para luego ser transmitido a la DIAN, para su validación y entrega, con el lleno de sus requisitos legales.
• Comprobante Electrónico: Es un documento digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios para aquellos que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente. Operativamente se genera por Bold, no tiene efectos fiscales y no tiene aplicación fiscal.
• Plataforma: Es la aplicación web y móvil a través de la cual Bold presta sus servicios, incluyendo Bold POS.
• Plan: Hace referencia al conjunto de funcionalidades del Bold POS a las que tienen acceso los Comercios según el Plan que sea adquirido.
• Proveedor Tecnológico: Es Bold o el tercero que éste designe. Tendrá por función emitir las facturas electrónicas y/o documentos equivalentes, actuar como firmante autorizado con su certificado digital ante la DIAN y, de acuerdo a las políticas de firmado vigentes, transmitirá a esta entidad los comprobantes electrónicos que puedas generar para su validación previa.
• Firma Digital: Es un mecanismo de autenticación que el Proveedor Tecnológico, al momento de emitir la Factura Electrónica, realiza para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la Factura Electrónica o Comprobante Electrónico.

Para registrarte en la Plataforma y poder acceder a las funcionalidades ofrecidas por el Bold POS es necesario:

• Tener una Cuenta en la Plataforma
• Diligenciar la totalidad de la información solicitada en la página de registro.
• Aceptar los T&C. En caso de habilitar la funcionalidad de facturación electrónica, los Comercios deberán aceptar el contrato de mandato para la firma de documentos electrónicos en favor del Proveedor Tecnológico y/o Bold.

Una vez realizado el pago del Plan seleccionado, se programará una sesión de onboarding y capacitación con el Comercio en el cual se configurará inicialmente Bold POS y se brindará la orientación necesaria para su uso adecuado. A partir de la finalización de esta sesión, iniciará por parte de los Comercio el uso de los servicios asociados a Bold POS.

La Cuenta es de uso personal e intransferible. Por este motivo, con la aceptación de los T&C, los Comercios reconocen ser el único responsable por la información que ingresen en Bold POS, su exactitud, veracidad y confiabilidad. Por consiguiente, los Comercios son responsables por cualquier error que pueda presentar la información suministrada en la Plataforma, así como por toda inconformidad, requerimiento o sanción administrativa que genere alguna acción u omisión suya, debiendo mantener a Bold indemne en cualquiera de los anteriores casos.

Una vez se realice el registro en la Plataforma en los términos de apartado anterior y se complete la creación de la Cuenta, se concederá al Comercio una licencia no exclusiva, temporal, revocable e intransferible para utilizar el Bold POS, en virtud de la cual el Comercio podrá acceder a una o varias de las siguientes funcionalidades, según el Plan seleccionado:

Bold se reserva el derecho de cambiar, adicionar, eliminar o de cualquier forma modificar de tiempo en tiempo las anteriores funcionalidades, así como el precio y las características de los Planes ofrecidos.

En ningún caso la licencia de uso del Bold POS concedida implica transferencia del derecho de dominio sobre el mismo.

A través de la Plataforma del Bold POS, a entera discreción de Bold y según disponibilidad, en caso de encontrarse obligado a facturar electrónicamente por la DIAN, los Comercios podrán acceder a la funcionalidad de facturación electrónica.

Igualmente, si los Comercios no están obligados a facturar electrónicamente podrán utilizar la funcionalidad para la expedición de Comprobantes Electrónicos, Facturas Electrónicas o documentos equivalentes, estos últimos bajo la modalidad de facturador electrónico voluntario.

En caso de que sea habilitada esta funcionalidad, los Comercios deben tener en cuenta lo siguiente:

¿Cuáles son tus obligaciones generales con relación a la funcionalidad de facturación electrónica?

• Al momento de habilitar la facturación electrónica, los Comercios deben manifestar y garantizar durante todo el uso de la funcionalidad de facturación electrónica que:
  • Cumples con los requisitos que exige la DIAN a los obligados a facturar electrónicamente.
  • Cuentan con un modelo de contingencia para facturación electrónica, en los términos establecidos por la Resolución 165 de 2023 (Art. 37), o cualquier norma que la modifique o complemente.
  • Es el propietario, emisor y/o receptor de cualquier Factura Electrónica, documento equivalente y/o Comprobante Electrónico que emita a través de Bold POS.
• Deben suministrar en todo momento información completa y veraz a Bold y/o el Proveedor Tecnológico para la generación de la Factura Electrónica, documento equivalente y/o Comprobante Electrónico.
• Deben garantizar que la información que es suministrada para la emisión de la Factura Electrónica y/o documento equivalente cumple con las normas tributarias y fiscales.
• Bold POS está diseñado para servir como una herramienta a las diferentes necesidades de los Comercios. Sin embargo, cada Comercio es responsable del cumplimiento de sus obligaciones tributarias ante la DIAN.
• Utilizar Bold POS de forma responsable y, en ningún escenario, utilizarlo como una herramienta para omitir o transmitir información engañosa a la DIAN o cualquier otro tercero. En caso de detectar esto, Bold terminará el servicio de forma inmediata y procederá a realizar el reporte de información correspondiente a la DIAN.

Limitaciones de responsabilidad frente al uso de la funcionalidad de facturación electrónica

Los Comercios son los únicos responsable frente a cualquier reclamación o acción legal, judicial o extrajudicial, iniciada por cualquier tercero o la DIAN sobre el contenido de la información suministrada para la emisión de Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos, teniendo en cuenta que son los únicos propietarios de la información que ingresan a Bold POS.

Por otra parte, los Comercios son responsables de buscar asesoramiento de expertos para el correcto uso de la funcionalidad de facturación electrónica y, en general, el correcto desarrollo de sus actividades comerciales.

Bold no es responsable por:

• El deterioro, pérdida o destrucción de toda o parte de la información transmitida por deficiencias o interrupciones de los servicios o por cualquier causa ajena a la voluntad de Bold.
• El mal diligenciamiento de un formulario tributario o la información que erróneamente suministre el Comercio al momento de realizar un trámite ante la DIAN o ingresar la información a Bold POS para la emisión y envío de Facturas Electrónicas, documento equivalente y/o Comprobantes Electrónicos.

Uso y transmisión de datos personales

En adición a lo establecido en nuestra política de tratamiento de datos personales, la cual se puede consultar en https://bold.co. los Comercios deben tener en cuenta lo siguiente:

• Los datos personales suministrados a Bold POS son transmitidos al Proveedor Tecnológico designado por Bold en caso de que sea un tercero, o cualquier otra sociedad que se integre a Bold POS para el desarrollo y prestación de la funcionalidad de facturación electrónica.
• Los datos personales son transmitidos al Proveedor Tecnológico con la finalidad que este pueda ejecutar el firmado y certificación digital de las Facturas Electrónicas que sean generadas para su posterior transmisión a la DIAN.
• Los datos personales podrán ser transmitidos a terceros con la finalidad de que Bold pueda ofrecer mejores servicios, actualizaciones tecnológicas y diseño de servicios a la medida de las necesidades de los Comercios.

Reporte de información por parte de Bold

Bold está comprometido con evitar que se realicen operaciones engañosas frente a la DIAN, por esto informa lo siguiente:

• En el reporte mensual de operaciones Bold informará tanto las transacciones que fueron soportadas a través Factura Electrónica y/o documento equivalente, como las operaciones que fueron soportadas a través de un Comprobante Electrónico.
• En caso que la DIAN lo solicite, Bold reportará a esta entidad, además de las Facturas Electrónicas y/o documentos equivalentes, los Comprobantes Electrónicos emitidos por el Comercio a través de la Plataforma.

Aspectos a tener en cuenta en la emisión de Comprobantes Electrónicos

La funcionalidad de facturación electrónica permite emitir Comprobantes Electrónicos tanto a Comercios no obligados a facturar como aquellos obligados. Esto se debe a que, en algunos escenarios, los Comercios no obligados a facturar pueden emitir, a su criterio, Comprobantes Electrónicos de sus operaciones, los cuales no tienen ningún efecto fiscal.

Teniendo en cuenta lo anterior, los Comprobantes Electrónicos son emitidos bajo responsabilidad del Comercio, y en ningún caso sustituyen la obligación de facturar electrónicamente y/o expedir documentos equivalentes en caso de estar obligado.

Así las cosas, Bold tendrá la potestad de terminar tu uso de la funcionalidad de facturación electrónica en caso que se detecte que por tu parte se están emitiendo Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos con información engañosa, sin el lleno de requisitos legales o en desconocimiento de tus obligaciones tributarias.

Bold tendrá la potestad de terminar el acceso de un Comercio a Bold POS en caso de detectar la emisión de Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos con información engañosa, sin el lleno de requisitos legales o en desconocimiento de las obligaciones tributarias aplicables.

Terminación del uso de la funcionalidad de facturación electrónica

En caso de que el Comercio o Bold den por finalizado el uso de la funcionalidad de facturación electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Bold tendrá a disposición de los Comercios la información suministrada para la emisión de Facturas Electrónicas o Comprobantes Electrónicos por un término de 30 días calendario.
• Bold no tendrá la obligación de entregar la información en algún formato específico o realizar algún proceso de migración, puesto que únicamente se ingresan los datos con el objeto de su funcionamiento y uso.

Los derechos en relación con el uso de Bold POS son aquellos que se encuentran contemplados en la sección titulada “¿Cuáles son los derechos y obligaciones generales del Comercio?” en los T&Cs Generales.

Adicionalmente, la licencia de uso concedida para la utilización de Bold POS comienza su ejecución a partir del momento en que el Comercio crea una Cuenta en la Plataforma y realiza el pago del Plan adquirido. A raíz de esto, no le es aplicable el derecho de retracto concedido en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

Al usar Bold POS los Comercios se obligan expresamente a lo siguiente:

El incumplimiento de cualquiera de las anteriores obligaciones le concede a Bold el derecho de bloquear la Cuenta en la Plataforma.

Con la aceptación de los presentes T&Cs los Comercios reconocen que son plenamente aplicables a Bold POS los derechos y obligaciones generales de todos los servicios de Bold consagrados en los T&Cs Generales.

Bold tiene derecho a bloquear de manera temporal o definitiva la Cuenta en caso de constatar cualquier incumplimiento de los presentes T&Cs, y en particular de tus obligaciones como Comercio, sin perjuicio de su deber de colaboración con las autoridades competentes para investigar, juzgar y/o sancionar a quien incurra en ellos.

Bold se obliga a lo siguiente en relación con el Bold POS:

• Poner a disposición en todo momento a través de la Plataforma la información de tu Cuenta y de las funcionalidades asociadas al Bold POS, según el Plan que hayas contratado. Bold se exonera de toda responsabilidad por cualquier falla o inconveniente asociado a la Plataforma que no sea atribuible a Bold.
• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma la información acerca de los Planes disponibles y las formas de pago aceptadas, de manera clara, suficiente y actualizada.
• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma los presentes T&Cs, debidamente actualizados.
• Entregar la información que se encuentre en el Bold POS cuando así lo requiera cualquier autoridad administrativa y/o judicial debidamente facultada para ello.

Frente a esta última obligación, Bold no es responsable por la exactitud, veracidad, exhaustividad, legitimidad o actualización de la información que incluyan los Comercios en la Plataforma al utilizar Bold POS, así como en caso que hayas omitido incluir información relevante para la respectiva autoridad administrativa y/o judicial.

Bold tampoco es responsable por las eventuales acciones que llegare a tomar la respectiva autoridad administrativa y/o judicial en contra del Comercio con fundamento en la información que Bold esté obligado a entregarle a aquella en cumplimiento de sus obligaciones legales, reglamentarias y las establecidas en los presentes T&Cs y los T&Cs generales, lo cual es comprendido y aceptado por el Comercio.

Para realizar el pago por el producto del Bold POS, Bold envía un link de pago a través de la Plataforma o los medios de contacto asociados a la Cuenta, durante los primeros 5 días de cada mes. Debes realizar el pago dentro del plazo que se te conceda en la comunicación enviada por Bold para poder seguir utilizando el Bold POS.

En caso de no realizar el pago oportunamente, la Cuenta será bloqueada de la Plataforma y se dará por terminado el contrato. Lo anterior sin perjuicio de la facultad que tiene Bold de descontar cualquier valor adeudado del saldo de las ventas realizadas por el Comercio a través del servicio de aceptación de medios de pago, y cobrar cualquier suma de dinero que quede pendiente de pago.

Las causales generales de terminación contempladas en los T&Cs Generales, bien sea terminación (i) de común acuerdo, (ii) unilateralmente por tu parte o (iii) unilateralmente por Bold, son plenamente aplicables a los presentes T&Cs del Bold POS.

Adicionalmente, Bold puede dar por terminado unilateralmente el contrato en cualquier momento en caso de que incumplas los presentes T&Cs.

Por otra parte, si el Comercio toma la decisión de dar por terminado su uso de Bold POS, aplicarán las siguientes condiciones respecto de la posible devolución de pagos realizados por la adquisición de un Plan después de haberse empezado a utilizar.

• Si el Comercio realiza la solicitud de devolución dentro de los 5 días hábiles posteriores al inicio del servicio, Bold procederá con la devolución del valor del Plan contratado aplicando una penalidad del 30% del valor pagado por el Comercio.
• Si el Comercio realiza la solicitud después de este plazo, Bold podrá desactivar el uso de Bold POS, pero no realizará la devolución de ninguna suma de dinero.

Sin perjuicio de lo anterior, los Comercios tienen derecho a solicitar el ejercicio de su derecho de retracto. Para esto, no deberán haber empezado a utilizar Bold POS y deberán realizar la solicitud dentro del término legalmente establecido.

Si bien Bold no garantiza la disponibilidad de la Plataforma el 100% del tiempo, de conformidad con lo establecido en los T&Cs Generales se compromete a hacer sus mejores esfuerzos para mantener la Plataforma en su normal funcionamiento.

Cualquier evento de interrupción que afecte el normal funcionamiento de la Plataforma será debidamente comunicado a los Comercios.

Bold se exime de responsabilidad relacionada con la indisponibilidad de los servicios o la plataforma por fallas de terceros, o los riesgos a los que se encuentra expuesta su infraestructura tecnológica y la de sus proveedores, salvo dolo o culpa de Bold debidamente probados, según lo disponen los T&Cs Generales.

Ten presente que para acceder al Bold POS debes contar con conexión a internet y un disPOSitivo (computador, tableta, teléfono móvil inteligente) que sea compatible con el mismo.

Bold tiene la facultad de modificar los presentes T&Cs en cualquier momento, sin necesidad de que se entiendan modificados también los T&Cs Generales, de lo cual va a informar a los Comercios oportunamente con un plazo de 7 días calendario de anticipación. Los nuevos T&Cs se van a poner a disposición a través de la Plataforma.

En caso de discrepancia entre los presentes T&Cs y los T&Cs generales, prevalecerán los primeros cuando se trate del Bold POS.