Términos y Condiciones Facturación Electrónica

¡Hola! Bold.Co S.A.S. (“Bold”) te da la bienvenida a los términos y condiciones del servicio de “Facturación Electrónica” (en adelante, los “T&C”). Al aceptar los T&C los Comercios podrán adquirir paquetes de Facturas Electrónicas, o cualquier otro documento que se habilite en el futuro, a través de la Plataforma. A continuación se encuentra la información general de Bold:

Antes de empezar, Bold solicita tener muy presentes los siguientes puntos:

• Para poder utilizar la Plataforma los Comercios deben aceptar los Términos y Condiciones para Comercios de Bold, publicados en www.bold.co (los “T&C Generales”). Los T&C hacen parte integral de los T&C Generales. En ese sentido, lo que no sea regulado expresamente en los T&C, se encontrará regulado por lo indicado en los T&C Generales. Sin embargo, los T&C podrán ser modificados de manera independiente a los T&C Generales.
• Los términos que se encuentran en mayúscula y no están definidos expresamente, tendrán la definición asignada en los T&C Generales.
• En caso de que actúes en representación de una persona jurídica, declaras que tienes plenas facultades para obligarla y, por consiguiente, aceptar los T&C.

Bold solicita leer cuidadosamente los T&C y aceptarlos una vez se comprenda su contenido y se esté de acuerdo con el mismo.

Comercio: Eres tú, persona natural o jurídica que contrata los servicios de Bold, según la definición contemplada en los T&C Generales.

Cuenta: Es el perfil que se crea a nombre de cada Comercio al momento de realizar el registro en la Plataforma. A través de la Cuenta podrás acceder al servicio de Facturación Electrónica.

DIAN: Es la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Factura Electrónica: Es un documento digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios para los Comercios que se encuentran obligados a facturar electrónicamente. Operativamente se genera a través de un Proveedor Tecnológico para luego ser transmitido a la DIAN, para su validación y entrega, con el lleno de sus requisitos legales. Para efectos de los T&C, se entiende dentro de Factura Electrónica las notas crédito electrónicas y notas débito electrónicas que hacen parte del ecosistema establecido por la DIAN. Bold solo emite a través de este servicio facturas electrónicas bajo la modalidad “estándar”. En caso de ofrecer otro tipo de facturas será informado oportunamente por Bold en su sitio web.

Plataforma: Es la aplicación web y móvil a través de la cual Bold presta sus servicios, incluyendo la Facturación Electrónica.

Paquete de Documentos Electrónicos: Es el escogido por el Comercio para poder emitir Facturas Electrónicas a través del servicio que Bold ofrece al público. El valor de los Paquetes de Documentos Electrónicos se encuentran disponibles en https://bold.co.

Proveedor Tecnológico: Es Bold o el tercero que éste designe. Tendrá por función emitir las Facturas Electrónicas y/o documentos equivalentes, actuará como firmante autorizado del Comercio con su certificado digital ante la DIAN y, de acuerdo a las políticas de firma de documentos vigentes, transmitirá a esta entidad los Comprobantes Electrónicos que puedas generar para su validación previa.

Firma Digital: es un mecanismo de autenticación que el Proveedor Tecnológico, al momento de emitir la Factura Electrónica, realiza para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la Factura Electrónica.

Para que los Comercios puedan acceder a la Facturación Electrónica es necesario:

• Tener una Cuenta en la Plataforma.
• Aceptar los T&C y el contrato de mandato para la firma de documentos electrónicos en favor del Proveedor Tecnológico y/o Bold.

Una vez completado lo anterior y, previa validación por parte de Bold de los datos ingresados, los Comercios podrán acceder a la Facturación Electrónica según el Paquete de Documentos Electrónicos contratado.

La Cuenta es de uso personal e intransferible. Por este motivo, con la aceptación de los T&C, los Comercios reconocen ser el único responsable por la información que ingresen en el servicio de Facturación Electrónica, su exactitud, veracidad y confiabilidad. Por consiguiente, los Comercios son responsables por cualquier error que pueda presentar la información suministrada en la Plataforma, así como por toda inconformidad, requerimiento o sanción administrativa que genere alguna acción u omisión suya, debiendo mantener a Bold indemne en cualquiera de los anteriores casos.

Una vez se habilite la Facturación Electrónica, Bold concederá una licencia no-exclusiva, temporal, revocable e intransferible para utilizar el servicio. Según el Paquete de Documentos Electrónicos que se adquiera, los Comercios podrán tener las funcionalidades asociadas a la Facturación Electrónica que Bold informe en su Plataforma al momento de su adquisición.

Bold podrá cambiar, adicionar o eliminar las funcionalidades en cualquier momento, así como el precio y características de los Paquete de Documentos Electrónicos. En ningún caso la licencia de uso concedida implica transferencia del derecho de dominio sobre el mismo.

• Al momento de habilitar la Facturación Electrónica, los Comercios deben manifestar y garantizar durante todo el uso que:
• Cumplen con los requisitos que exige la DIAN a los obligados a facturar electrónicamente.
• Cuentan con un modelo de contingencia para facturación electrónica, en los términos establecidos por la Resolución 165 de 2023 (Art. 37), o cualquier norma que la modifique o complemente.
• Son el propietario, emisor y/o receptor de las Facturas Electrónicas, o cualquier documento que Bold habilite en el futuro, que emitan a través del servicio de Facturación Electrónica.
• Deben suministrar en todo momento información completa y veraz a Bold y/o el Proveedor Tecnológico para la generación de la Factura Electrónica, documento equivalente y/o Comprobante Electrónico.
• Deben garantizar que la información que es suministrada para la emisión de la Factura Electrónica y/o documento equivalente cumple con las normas tributarias y fiscales.
• La Facturación Electrónica está diseñada para servir como una herramienta para las necesidades de los Comercios. Sin embargo, cada Comercio es responsable del cumplimiento de sus obligaciones tributarias ante la DIAN.
• Utilizar la Facturación Electrónica de forma responsable y, en ningún escenario, utilizarlo como una herramienta para omitir o transmitir información engañosa a la DIAN o cualquier otro tercero. En caso de detectar esto, Bold terminará el servicio de forma inmediata y procederá a realizar el reporte de información correspondiente a la DIAN.

Los Comercios son los únicos responsables frente a cualquier reclamación o acción legal, judicial o extrajudicial, iniciada por cualquier tercero o la DIAN sobre el contenido de la información suministrada para la emisión de Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos, teniendo en cuenta que son los únicos propietarios de la información que ingresan a la Plataforma.

Por otra parte, los Comercios son responsables de buscar asesoramiento de expertos para el correcto uso de la Facturación Electrónica y, en general, el correcto desarrollo de sus actividades comerciales.

Bold no es responsable por:

• El deterioro, pérdida o destrucción de toda o parte de la información transmitida por deficiencias o interrupciones de los servicios o por cualquier causa ajena a la voluntad de Bold.
• El mal diligenciamiento de un formulario tributario o la información que erróneamente suministren los Comercios al momento de realizar un trámite ante la DIAN o ingresar la información para la emisión y envío de Facturas Electrónicas, documento equivalente y/o Comprobantes Electrónicos.

En adición a lo establecido en nuestra política de tratamiento de datos personales, la cual puedes consultar en https://bold.co, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Los datos personales son transmitidos al Proveedor Tecnológico designado por Bold en caso de que sea un tercero, o cualquier otra sociedad que se integre para el desarrollo y prestación de la Facturación Electrónica.
• Los datos personales son transmitidos al Proveedor Tecnológico con la finalidad que este pueda ejecutar el firmado y certificación digital de las Facturas Electrónicas que sean generadas para su posterior transmisión a la DIAN.
• Los datos personales podrán ser transmitidos a terceros con la finalidad de que Bold pueda ofrecer mejores servicios, actualizaciones tecnológicas y diseño de servicios a la medida de las necesidades de los Comercios.

Bold está comprometido con evitar que se realicen operaciones engañosas frente a la DIAN. Por esto informa a los Comercios lo siguiente:

• En el reporte mensual de operaciones, Bold informará tanto las transacciones que fueron soportadas a través Factura Electrónica y/o documento equivalente, como las operaciones que fueron soportadas a través de un Comprobante Electrónico.
• En caso que la DIAN lo solicite, Bold reportará a esta entidad, además de las Facturas Electrónicas y/o documentos equivalentes, los Comprobantes Electrónicos emitidos por los Comercios a través de la Plataforma.

En el futuro Bold podrá habilitar la emisión de Comprobantes Electrónicos. Esto se debe a que, en algunos escenarios, los Comercios no obligados a facturar pueden emitir a su criterio Comprobantes Electrónicos de sus operaciones, los cuales no tienen ningún efecto fiscal.

Teniendo en cuenta lo anterior, los Comprobantes Electrónicos son emitidos bajo responsabilidad del Comercio, y en ningún caso sustituyen la obligación de facturar electrónicamente y/o expedir documentos equivalentes.

Bold tendrá la potestad de terminar el acceso de un Comercio a la Facturación Electrónica en caso de detectar la emisión de Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos con información engañosa, sin el lleno de requisitos legales o en desconocimiento de las obligaciones tributarias aplicables.

En caso de que el Comercio o Bold den por finalizado el uso de la Facturación Electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Bold tendrá a disposición del Comercio la información suministrada para la emisión de Facturas Electrónicas o Comprobantes Electrónicos por un término de 30 días calendario.
• Bold no tendrá la obligación de entregar la información en algún formato específico o realizar algún proceso de migración, puesto que únicamente se ingresan los datos con el objeto de su funcionamiento y uso.

Los derechos de los Comercios son aquellos que se encuentran contemplados en la sección titulada “¿Cuáles son los derechos y obligaciones generales del Comercio?” en los T&C Generales.

Al usar la Facturación Electrónica los Comercios se obligan expresamente a lo siguiente:

• Realizar oportunamente los pagos asociados al Paquete de Documentos Electrónicos adquirido, en las condiciones y los medios disponibles que se encuentren publicados en la Plataforma y contenidos en los presentes T&C.
• Cumplir con los derechos y obligaciones generales contenidos en los T&C Generales.
• Notificar a Bold de cualquier uso no autorizado de su Cuenta en la Plataforma dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en la que haya tenido conocimiento de tal hecho.
• No suplantar la identidad de otros Comercios para utilizar la Plataforma o para cualquier otro fin.
• No realizar actos que puedan descifrar, desensamblar o desestabilizar la Plataforma de cualquier manera.
• No publicar información en la Plataforma que vulnere los derechos de terceros, incluyendo pero sin limitarse a bienes de propiedad intelectual.
• No publicar información errónea, sensible, desactualizada, que pueda inducir a error a terceros, o que adolezca de un vicio de índole semejante.
• No tener más de una Cuenta en la Plataforma con los mismos datos personales, asociada al mismo establecimiento de comercio.
• Cumplir con las obligaciones tributarias aplicables.

El incumplimiento de cualquiera de las anteriores obligaciones le concede a Bold el derecho de bloquear la Cuenta del Comercio en la Plataforma.

Bold tiene derecho a bloquear de manera temporal o definitiva la Cuenta de un Comercio en caso de constatar cualquier incumplimiento de los T&C y los T&C Generales, sin perjuicio de su deber de colaboración con las autoridades competentes para investigar, juzgar y/o sancionar a quien incurra en conductas investigadas por estos.

Bold se obliga a lo siguiente en relación con la Facturación Electrónica:

• Poner a disposición en todo momento a través de la Plataforma la información de la Cuenta, según el Paquete de Documentos Electrónicos que hayas contratado. Bold se exonera de toda responsabilidad por cualquier falla o inconveniente asociado a la Plataforma que no sea atribuible a Bold.
• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma la información acerca de los Documentos Electrónicos disponibles y las formas de pago aceptadas, de manera clara, suficiente y actualizada.
• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma los presentes T&C, debidamente actualizados.
• Entregar la información que se encuentre en el servicio de Facturación Electrónica cuando así lo requiera cualquier autoridad administrativa y/o judicial debidamente facultada para ello.

Frente a esta última obligación, Bold no es responsable por la exactitud, veracidad, exhaustividad, legitimidad o actualización de la información que incluyas en la Plataforma, así como en caso que hayas omitido incluir información relevante para la respectiva autoridad administrativa y/o judicial.

Bold tampoco es responsable por las eventuales acciones que pueda tomar la respectiva autoridad administrativa y/o judicial en contra del Comercio con fundamento en la información que Bold esté obligado a entregarle a aquella en cumplimiento de sus obligaciones legales, reglamentarias y las establecidas en los presentes T&C y los T&C generales, lo cual es comprendido y aceptado por el Comercio.

Los Comercios podrán adquirir los Paquetes de Documentos Electrónicos ofrecidos por Bold, según la cantidad deseada. Una vez se realice el pago por los canales habilitados por Bold, los Comercios podrán utilizar las Facturas Electrónicas por un periodo máximo de 1 año contado a partir del momento en que fue adquirido.

En caso de no realizar el pago oportunamente, tu Cuenta del Comercio será bloqueada de la Plataforma y se dará por terminado el contrato. Lo anterior sin perjuicio de la facultad que tiene Bold de descontar cualquier valor adeudado del saldo de tus ventas.

Las causales terminación contempladas en los T&C Generales. Adicionalmente, Bold puede dar por terminado unilateralmente el contrato en cualquier momento en caso de que un Comercio incumpla los T&C.

Si bien Bold no garantiza la disponibilidad de la Plataforma el 100% del tiempo, de conformidad con lo establecido en los T&C Generales se compromete a hacer sus mejores esfuerzos para mantener la Plataforma en su normal funcionamiento.

Cualquier evento de interrupción que afecte el normal funcionamiento de la Plataforma será debidamente comunicado.

Bold se exime de responsabilidad relacionada con la indisponibilidad del servicio o la Plataforma por fallas de terceros, o los riesgos a los que se encuentra expuesta su infraestructura tecnológica y la de sus proveedores, salvo dolo o culpa de Bold debidamente probados, según lo disponen los T&C Generales.

Para acceder al servicio de Facturación Electrónica, el Comercio debe contar con conexión a internet y un dispositivo (computador, tableta, teléfono móvil inteligente) que sea compatible con el mismo.

Los Comercios pueden ejercer su derecho de retracto cuando realices la compra de un Paquete de Documentos Electrónicos a través de la página web y no se encuentren satisfechos con el producto entregado. Para esto, es necesario que cumplas con alguno de los siguientes procedimientos:

• Debe informar a Bold sobre su intención de ejercer el derecho de retracto, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en la que adquirió el Paquete de Documentos Electrónicos.
• Debes suministrar a Bold datos correctos y completos para efectuar el proceso de devolución de tu dinero.
• Una vez Bold reciba a satisfacción tu solicitud, va a proceder a hacer la devolución de tu dinero directamente dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha de tu solicitud en la Bold Store.
• Ten en cuenta que para la devolución de tu dinero no puedes haber empezado a agotar el Paquete de Documentos Electrónicos.
• La devolución de tu dinero se va a hacer al mismo medio de pago que utilizaste para adquirir el Paquete de Documentos Electrónicos, o en efectivo directamente en la Bold Store, a elección de Bold.
• Debes enviar el respectivo certificado bancario en caso de que desees recibir la devolución de tu dinero en una cuenta diferente. En este caso, el plazo de 15 días calendario para hacer la devolución de tu dinero se contabilizará desde el momento en que hayas enviado el respectivo certificado bancario.
• Bold te va a notificar una vez devuelva tu dinero.

Bold se reserva el derecho de modificar estos T&C en cualquier momento. Las modificaciones, limitaciones, supresiones o adiciones se informarán a través del medio idóneo que determine Bold con una antelación de 7 días calendario.

En caso de no estar de acuerdo con las modificaciones que realice Bold CF, durante dicho término de 7 días el Comercio puede notificar a Bold su decisión de cancelar el servicio de Facturación Electrónica mediante cualquiera de los Canales, sin que exista alguna penalidad por ello. De lo contrario, Bold va a entender que el Comercio acepta las modificaciones y que desea continuar usando la Facturación Electrónica.

Los Comercios reconocen y aceptan que la Facturación Electrónica que te concede Bold hace parte de un piloto que está en prueba. Al hacer parte de este piloto, reconoces y aceptas que puede estar sujeto a ciertas modificaciones unilaterales, además de condiciones y limitaciones temporales, las cuales te van a ser notificadas en cualquier caso por Bold.